Umowa powierzenia przetwarzania danych

Niniejsza umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych („Umowa", „DPA") zawierana jest na podstawie art. 28 rozporządzenia (UE) 2016/679 („RODO") pomiędzy Powierzającym — klientem biznesowym korzystającym z funkcji zespołowych, będącym administratorem danych swoich klientów końcowych — a Przetwarzającym, którym jest Jakub Surówka, osoba fizyczna prowadząca serwis Radar Dotacji.

1. Przedmiot i cel powierzenia

Przetwarzający przetwarza powierzone dane wyłącznie w celu świadczenia usług Radaru Dotacji: prowadzenia profili klientów końcowych, dopasowywania naborów, przypisywania zadań w zespole i przygotowywania briefów. Powierzający pozostaje administratorem tych danych i ponosi odpowiedzialność za podstawę prawną ich przetwarzania.

Przetwarzający nie przetwarza powierzonych danych we własnych celach, w szczególności nie wykorzystuje ich do marketingu, nie tworzy z nich profili ani nie udostępnia innym klientom.

2. Rodzaj danych i kategorie osób

• Kategorie osób: reprezentanci i osoby kontaktowe klientów końcowych Powierzającego.
• Rodzaj danych: nazwa firmy lub klienta, branża, wielkość, województwo, dane kontaktowe (imię, adres e-mail), notatki i statusy wprowadzone przez Powierzającego.
• Czynności przetwarzania: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, porządkowanie, modyfikowanie, pobieranie, wykorzystywanie w celu dopasowania naborów oraz usuwanie.
• Serwis nie jest przeznaczony do przetwarzania szczególnych kategorii danych (art. 9 RODO) ani danych dotyczących wyroków skazujących (art. 10 RODO). Powierzający zobowiązuje się takich danych nie wprowadzać.

3. Czas trwania

Powierzenie trwa przez okres korzystania z funkcji zespołowych. Po usunięciu organizacji lub konta dane klientów końcowych są usuwane, z zastrzeżeniem obowiązków prawnych Przetwarzającego. Umowa wygasa wraz z rozwiązaniem umowy głównej.

4. Obowiązki Przetwarzającego

Przetwarzający:

• przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Powierzającego, którym jest korzystanie z funkcji Serwisu zgodnie z Regulaminem; niezwłocznie informuje, jeżeli polecenie jego zdaniem narusza RODO;
• zapewnia, by osoby upoważnione do przetwarzania zobowiązały się do zachowania poufności lub podlegały ustawowemu obowiązkowi tajemnicy;
• stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka (art. 32 RODO), w szczególności szyfrowanie transmisji, przechowywanie haseł wyłącznie w postaci skrótu kryptograficznego, kontrolę dostępu, rozdzielenie ról i ograniczenie liczby prób logowania;
• pomaga Powierzającemu — w miarę możliwości i przy uwzględnieniu charakteru przetwarzania — wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą, oraz z obowiązków z art. 32–36 RODO;
• zgłasza Powierzającemu naruszenie ochrony danych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia, przekazując informacje potrzebne do zawiadomienia organu nadzorczego;
• po zakończeniu świadczenia usług usuwa dane albo zwraca je Powierzającemu — zależnie od jego decyzji — i usuwa istniejące kopie, chyba że prawo nakazuje ich przechowywanie;
• udostępnia Powierzającemu informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO.

5. Podpowierzenie

Powierzający wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Przetwarzającego z dalszych podmiotów przetwarzających. Na dzień aktualizacji niniejszej Umowy są to:

• Railway Corporation — hosting aplikacji i bazy danych. Możliwy transfer poza EOG (zob. punkt 6).
• Resend, Inc. — wysyłka poczty transakcyjnej (weryfikacja adresu, reset hasła, alerty o naborach). Możliwy transfer poza EOG (zob. punkt 6).
• OpenAI, L.L.C. — analiza treści ogłoszeń urzędowych oraz dopasowanie naborów do opisu firmy. Możliwy transfer poza EOG (zob. punkt 6).

Przetwarzający nakłada na każdy z tych podmiotów obowiązki ochrony danych nie mniej rygorystyczne niż wynikające z niniejszej Umowy i odpowiada wobec Powierzającego za ich działania jak za własne.

O zamierzonej zmianie na liście — dodaniu lub zastąpieniu podmiotu — Przetwarzający informuje z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem. Powierzającemu przysługuje w tym czasie prawo sprzeciwu; jeżeli z niego skorzysta, a strony nie uzgodnią rozwiązania, może wypowiedzieć umowę główną ze skutkiem na dzień wprowadzenia zmiany. Jeżeli usługa jest w tym czasie odpłatna, przysługuje mu zwrot opłaty za niewykorzystany okres rozliczeniowy.

6. Przekazywanie poza EOG

Część podmiotów wskazanych w punkcie 5 ma siedzibę lub infrastrukturę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Przekazanie danych odbywa się wówczas na podstawie mechanizmów z rozdziału V RODO — standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską albo decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony. Kopię zastosowanych zabezpieczeń Przetwarzający udostępnia na żądanie.

7. Prawo kontroli

Powierzający ma prawo do audytu przestrzegania niniejszej Umowy, w tym w formie inspekcji, po uprzednim zawiadomieniu z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, nie częściej niż raz w roku kalendarzowym — chyba że audyt jest następstwem naruszenia ochrony danych albo żądania organu nadzorczego. Przetwarzający może zaproponować w zamian wypełniony kwestionariusz bezpieczeństwa lub raport niezależnego audytora, jeżeli zaspokaja to potrzeby Powierzającego. Audyt prowadzi się w sposób nieutrudniający działania Serwisu, a jego koszty ponosi Powierzający, chyba że audyt wykaże istotne naruszenia.

8. Odpowiedzialność

Każda ze stron odpowiada za szkody wyrządzone przetwarzaniem na zasadach art. 82 RODO. W pozostałym zakresie stosuje się ograniczenia odpowiedzialności określone w Regulaminie. Ograniczenia te nie mają zastosowania do odpowiedzialności wobec osób, których dane dotyczą, ani do administracyjnych kar pieniężnych nałożonych na stronę odpowiedzialną za naruszenie.

9. Zawarcie Umowy

Właściciel organizacji zawiera niniejszą Umowę elektronicznie w panelu Zespół. Rejestrujemy datę oraz osobę akceptującą. Zgodnie z art. 28 ust. 9 RODO umowa powierzenia może mieć formę elektroniczną i taka akceptacja jest wiążąca dla obu stron.

W sprawach dotyczących niniejszej Umowy kontakt: kontakt@radardotacji.pl.